Privacyverklaring
Privacyverklaring Train2Tennis
Versie 1.4 | Laatst bijgewerkt: 7 oktober 2026
Train2Tennis gaat zorgvuldig om met jouw gegevens. In deze verklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarom, hoe lang we ze bewaren, met wie we ze delen en welke rechten je hebt. We schrijven zo eenvoudig mogelijk, zodat ook jeugdleden en hun ouders het kunnen volgen.
1. Wie is verantwoordelijk?
Train2Tennis is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in de Train2Tennis-app (voor iPhone, Android en de webversie), op de website train2tennis.nl en in de lesadministratie. Op dit moment gebruikt Train2Tennis de app voor de eigen lesadministratie, samen met de trainers die daarin werken. Gaan andere clubs de app later voor hun eigen administratie gebruiken, dan passen we deze verklaring daarop aan.
Train2Tennis heeft geen functionaris gegevensbescherming. Dat is voor onze omvang niet verplicht. Voor alle privacyvragen kun je terecht bij het e-mailadres hierboven.
2. Voor wie geldt deze verklaring?
Deze verklaring geldt voor iedereen van wie we gegevens verwerken: leerlingen, jeugdleden, ouders of verzorgers, trainers en beheerders.
3. Welke gegevens verwerken we?
Welke gegevens we hebben, hangt af van je rol. Het gaat om:
- voor- en achternaam;
- e-mailadres en inloggegevens;
- telefoonnummer, als je dat opgeeft;
- je rol: leerling, ouder, trainer of beheerder;
- tennisclub, lesgroep en de trainer bij wie je les hebt;
- je speelniveau, om lesgroepen in te delen;
- geboortedatum, om te weten of iemand een jeugdlid is (jonger dan 18) en om lesgroepen in te delen;
- bij jeugdleden: naam en e-mailadres van een ouder of verzorger, en welk kind bij die ouder hoort;
- lesdata, lestijden, baan en locatie, binnen of buiten;
- aanwezigheid en afmeldingen, ook als je zelf in de app aangeeft dat je er bent of een afmelding weer intrekt. We vragen niet waarom je afwezig bent, dus ook niet naar ziekte of andere medische redenen;
- vervangers, invalbeurten en inhaallessen;
- welk deel van de kosten voor een binnenbaan bij jou hoort, als er binnen is gespeeld;
- het bedrag van je lessenreeks en of en wanneer je die hebt betaald, zoals de trainer of beheerder dat in de app aangeeft;
- korte administratieve notities van trainers of beheerders, alleen voor zover nodig voor de lesorganisatie. Medische informatie hoort daar niet in;
- technische gegevens die nodig zijn om in te loggen en de app veilig te laten werken, zoals loggegevens van inlogpogingen.
Betalen gebeurt niet in de app. Je krijgt de factuur voor je lessenreeks buiten de app en betaalt ook buiten de app. In de app zie je alleen het bedrag en of het betaald is. We verwerken in de app geen bankgegevens of andere betaalgegevens.
4. Waar komen de gegevens vandaan?
Een deel van de gegevens vul je zelf in. Andere gegevens komen van je trainer of de beheerder van je club, bijvoorbeeld als die je aan een lesgroep koppelt of je aanwezigheid bijhoudt. De trainer of beheerder kan leerlingen ook in één keer invoeren met een Excel-bestand.
Bij jeugdleden vult de trainer de naam van het kind en het e-mailadres van een ouder in. De ouder krijgt dan een uitnodiging per e-mail en kiest zelf een wachtwoord. Volwassen leerlingen kunnen op dezelfde manier een uitnodiging voor een eigen account krijgen.
5. Waarom verwerken we gegevens, en op welke grondslag?
We verwerken gegevens alleen als daar een wettelijke grondslag voor is. Per doel:
| Doel | Grondslag |
|---|
| Account aanmaken en beheren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Lessen plannen en leerlingen koppelen aan trainers, groepen en lesreeksen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Aanwezigheid, afmeldingen, vervangers en inhaallessen bijhouden | Uitvoering van de overeenkomst |
| Kosten van een binnenbaan verdelen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Laten zien wat je lessenreeks kost en of die betaald is | Uitvoering van de overeenkomst |
| Vakanties en vrije dagen beheren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Uitnodigingen en berichten over je account en lessen versturen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Veilig inloggen, de app beveiligen en fouten oplossen | Gerechtvaardigd belang |
| Bezoekersstatistieken van de website met Microsoft Clarity | Toestemming via de cookiemelding |
| Vragen en ondersteuning afhandelen | Gerechtvaardigd belang |
| Privacyverzoeken afhandelen | Wettelijke verplichting |
Bij jeugdleden is de overeenkomst gesloten met de ouder of verzorger.
Ons gerechtvaardigd belang is een app die veilig en betrouwbaar werkt. Daarvoor gebruiken we alleen technische gegevens, en niet meer dan nodig. Je kunt hier altijd bezwaar tegen maken (zie sectie 16).
In de app vragen we nergens toestemming voor, omdat dat niet nodig is. Op de website vragen we via de cookiemelding toestemming voor bezoekersstatistieken. Die toestemming kun je altijd weer intrekken via de cookie-instellingen op de website.
6. Moet je gegevens geven?
Je bent niet wettelijk verplicht om gegevens te geven. Zonder naam, e-mailadres en koppeling aan een lesgroep kunnen we alleen geen account voor je maken en je lessen niet administreren. Voor jeugdleden hebben we het e-mailadres van een ouder nodig.
7. Wie kan wat zien?
Toegang hangt af van je rol en je club.
- Volwassen leerlingen zien alleen hun eigen gegevens en lessen.
- Ouders zien alleen de gegevens en lessen van hun eigen kind of kinderen.
- Trainers zien alleen de gegevens van hun eigen club, groepen, leerlingen en lessen.
- Beheerders beheren de gegevens van de clubs waarvoor zij beheerrechten hebben.
- Technische toegang is beperkt tot wat nodig is voor beheer, beveiliging en ondersteuning.
Deze afscherming is technisch in de app ingebouwd, per gebruiker, rol en club.
8. Kinderen en jeugdleden
Jeugdleden zijn bij Train2Tennis alle leerlingen tot 18 jaar. Zij krijgen geen eigen account en hebben geen toegang tot de app. Het account staat op naam van een ouder of verzorger. Zo werkt dat:
- De trainer zet het jeugdlid in de app, met het e-mailadres van een ouder of verzorger.
- De ouder krijgt een uitnodiging per e-mail en kiest zelf een wachtwoord.
- Via dat account ziet de ouder de lessen van het kind en kan de ouder het kind afmelden.
- Een kind kan meer dan één ouder hebben, en een ouder kan meer kinderen hebben. Wordt een ouder ontkoppeld, dan ziet die ouder de lessen van het kind niet meer.
De ouder kan de gegevens van het kind inzien, laten aanpassen of laten verwijderen. We gebruiken voor jeugdleden niet meer gegevens dan nodig voor de lessen.
9. Geen verkoop, geen advertenties
Train2Tennis verkoopt geen persoonsgegevens. We gebruiken je gegevens niet voor advertenties of advertentieprofielen. In de app, op iPhone, Android en in de webversie, zit geen software voor statistieken, reclame of het volgen van gebruikers. Alleen de website gebruikt bezoekersstatistieken, en alleen als je daar toestemming voor geeft (zie sectie 15).
10. Met wie delen we gegevens?
We delen gegevens alleen met dienstverleners die we nodig hebben om de app en website te laten werken. Met elke partij die gegevens voor ons verwerkt, hebben we een verwerkersovereenkomst.
| Partij | Waarvoor |
|---|
| Supabase | Database, inloggen en backend. Servers in de EU (Ierland) |
| Hostnet | Versturen van e-mails van de app, zoals uitnodigingen en wachtwoordherstel, en van berichten via het contactformulier van de website. Nederlands bedrijf |
| Expo (EAS) | Bouwen en verspreiden van app-updates, en hosting van de webversie van de app |
| Apple | Testen via TestFlight en verspreiden via de App Store (iPhone) |
| Google | Verspreiden via Google Play (Android), zodra de app daar beschikbaar is |
| C-O-D-E-S (https://www.c-o-d-e-s.com) | Bouwen en hosting van de website train2tennis.nl. C-O-D-E-S kan niet bij de gegevens die je via de website verstuurt. Nederlands bedrijf |
| Google Tag Manager | Laden van de statistiekensoftware op de website, alleen na toestemming |
| Microsoft Clarity | Bezoekersstatistieken van de website, alleen na toestemming |
Download je de app via de App Store of Google Play, dan verwerken Apple en Google daarbij ook zelf gegevens, onder hun eigen privacyvoorwaarden. Daar gaat Train2Tennis niet over. De Android-testversie installeer je nu via een downloadlink van Expo, dus zonder Google Play.
Zetten we later andere partijen in, dan passen we deze lijst aan.
11. Gaan gegevens buiten Europa?
Onze database staat in de Europese Unie, in Ierland. Een aantal dienstverleners in sectie 10 zijn Amerikaanse bedrijven. Gaan gegevens naar de Verenigde Staten, dan gebeurt dat alleen op basis van het EU-VS Data Privacy Framework (als de partij daarvoor gecertificeerd is) of op basis van standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wil je een kopie van deze afspraken? Mail naar matthijs@train2tennis.nl.
12. Hoe lang bewaren we gegevens?
We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Daarna verwijderen we ze of maken we ze anoniem.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|
| Leerlinggegevens, lesregistraties en betaalstatus van lessenreeksen | Zolang je bij Train2Tennis lest, en daarna maximaal 12 maanden |
| Account van trainer of beheerder | Tot 12 maanden na het einde van de samenwerking |
| Uitnodigingen die niet zijn geaccepteerd | 30 dagen |
| Technische loggegevens | Maximaal 90 dagen |
| Berichten via het contactformulier | Tot 12 maanden na afhandeling |
| Bezoekersstatistieken van de website (Microsoft Clarity) | Opnames van bezoeken maximaal 30 dagen, overzichten maximaal 13 maanden (standaardinstelling van Microsoft) |
| Testaccounts en testgegevens | Direct na het testen |
Eén keer per maand ruimt de app automatisch gegevens op waarvan de bewaartermijn voorbij is.
Eist een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn, dan houden we ons daaraan.
Vraag je zelf eerder om verwijdering, dan kijken we wat we moeten bewaren en verwijderen we de rest (zie sectie 17).
13. Beveiliging
We beschermen je gegevens tegen verlies, misbruik en toegang door mensen die er niet bij horen. Dat doen we onder meer met beveiligd inloggen, toegang per rol en per club, beveiliging op databaseniveau en versleutelde verbindingen.
14. Geautomatiseerde besluiten en profilering
Train2Tennis neemt geen besluiten over je die alleen door een computer worden genomen en die grote gevolgen voor je hebben. We maken geen profielen van gebruikers.
15. Website, contactformulier en cookies
De website train2tennis.nl gebruikt cookies die nodig zijn om de site te laten werken. Daarnaast gebruiken we Microsoft Clarity, dat via Google Tag Manager wordt geladen. Clarity laat ons zien hoe bezoekers de website gebruiken, bijvoorbeeld waar ze klikken en hoe ver ze scrollen, en kan een bezoek als opname vastleggen. Zo kunnen we de website verbeteren. Wat je in formulieren typt, wordt daarbij afgeschermd. Clarity werkt alleen als je daar via de cookiemelding toestemming voor geeft. Je kunt die toestemming altijd weer intrekken via de cookie-instellingen op de website.
De app gebruikt geen cookies, statistieken of advertentietracking, ook niet op Android. De app vraagt op iPhone en Android geen toegang tot je locatie, contacten, camera of microfoon. De app en de webversie bewaren alleen je inlog op je eigen toestel, zodat je ingelogd blijft.
Stuur je een bericht via het contactformulier, dan gebruiken we je naam, e-mailadres en bericht alleen om je vraag te beantwoorden. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang om vragen te kunnen beantwoorden.
16. Jouw rechten
Onder de AVG heb je, afhankelijk van de situatie, deze rechten:
- je gegevens inzien;
- je gegevens laten verbeteren;
- je gegevens laten verwijderen;
- de verwerking laten beperken;
- bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
- je gegevens meenemen naar een andere partij;
- je toestemming intrekken, bijvoorbeeld voor bezoekersstatistieken op de website.
Voor jeugdleden kan ook een ouder of verzorger deze rechten uitoefenen. Stuur je verzoek naar matthijs@train2tennis.nl. We kunnen vragen wie je bent, zodat we gegevens alleen aan de juiste persoon geven. Je krijgt binnen één maand antwoord. Is een verzoek ingewikkeld, dan kan dat twee maanden langer duren; dat laten we je dan binnen de eerste maand weten.
17. Je account verwijderen
Je kunt je account zelf verwijderen in de app. Leerlingen en ouders doen dat via Profiel > Account verwijderen, trainers via Meer > Account verwijderen. Ben je beheerder, of doe je het liever per e-mail? Mail dan naar matthijs@train2tennis.nl.
Verwijdert een ouder zijn of haar account en is er geen andere ouder aan het kind gekoppeld, dan maken we de gegevens van het kind anoniem. Verwijdert een trainer zijn of haar account, dan blijven de groepen en lessen bestaan voor de club, zonder de naam van die trainer.
Na verwijdering wissen we je gegevens of maken we ze anoniem. De lesadministratie blijft dan bestaan zonder je naam. Moeten we door een wettelijke verplichting iets langer bewaren, dan laten we je weten wat we bewaren en waarom.
18. Datalekken
Gaat er iets mis met de beveiliging van persoonsgegevens, dan leggen we dat altijd vast. Is het nodig, dan melden we het binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en laten we het de mensen weten die het raakt.
19. Klachten
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Neem dan eerst contact op via matthijs@train2tennis.nl. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
20. Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als de app, onze dienstverleners of de wet veranderen. De nieuwste versie staat altijd op train2tennis.nl/privacyverklaring en is bereikbaar vanuit de app. Bij grote wijzigingen laten we het je vooraf weten.
21. Contact
